ผมต้องขอโทษด้วยที่ช่วงปีใหม่ไม่สามารถมาเขียนข้อความได้
เนื่องจากมีอาการป่วยเป็นไข้หวัด
ระหว่างนับถอยหลังอยู่ ในคืนวันที่ 1 มค 53
สันณิฐานว่าป่วยเป็นไข้หวัด 2010 คนเเรก
หรือเป็นไข้หวัด 2009 คนสุดท้าย อันนี้ไม่ทราบจริงๆ
เเต่ขณะที่เขียนอยู่นี้อาการดีขึ้นมากเเล้วครับ
ก่อนที่จะถึงวันจันทร์ ซึ่งเป็นวันเเรกของการทำงานในปีใหม่นี้
ผมตั้งใจไว้ว่าจะต้องบริหารเวลาให้ดีขึ้น
เพราะทีผ่านมา งานยุ่งเยอะเเยะไปหมด
ถ้าไม่ทำอะไรบ้างเลย เเก่ก่อนวัยชัวร์
นึกขึ้นมาได้ว่า นานมาเเล้วเคยมีคนส่งForward Mail มาให้อ่าน
เรื่องการบริหารเวลาของขงเบ้ง
เเละพอผมย้ายมาอยู่ที่ สคร.8 ผมได้เข้าไปนั่งฟังการนำเสนอ
ของคุณปอ จากกลุ่มโรคไม่ติดต่อ
เกี่ยวกับการเข้าร่วมอบรมเรื่องการวิจัยชุมชน
ผมยังจำได้ว่า คุณปอนำเอกสารเรื่องที่ผมจะเล่าให้ฟังนี้มาเเจกในที่ประชุม
พร้อมกับบทสรุปของหนังสือ "กฏเเห่งกระจก"
ผมอ่านตอนนั้นรู้สึกประทับใจมาก
เเต่ความตระหนักมันก็ค่อยๆจางๆลงไป
จนมาถึงวันนี้ ผมต้องกลับมานั่งอ่านอีกครั้ง
ซึ่งไหนๆก็ไหนๆ ผมควรจะเเบ่งปันให้กับพี่ๆเเละเเฟนคลับทั้งหลาย
เพื่อประโยชน์ในการทำงานต่อไป
ผมเคยจะพยายามอ่านหนังสือ"สามก๊ก" ให้จบสัก 1 รอบในชีวิตนี้
เเต่จนเเล้วจนรอด หนังสือที่ซื้อเก็บไว้ยังไม่ได้ถูกเปิดอ่านเลย
มีคนบอกว่า ใครอ่านสามก็กครบ 3 จบ คบไม่ได้
ต้องออกตัวก่อนว่า ผมคงไม่มีโอกาสอ่านถึง 3 จบหรอกครับ
เเละเพื่อนๆที่รักของผม บอกว่า ผมไม่ต้องอ่านสามก๊ก ก็คบไม่ได้อยู่เเล้ว
(อ้าวววววววววว พูดซะงั้น พระเอกเสียหายหมด)
เข้าเรื่อง..............
ครั้งหนึ่ง
เล่าปี่ ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนเป็นอภิมหาเศรษฐีแห่งดินแดน
ขงเบ้ง ว่างานใหญ่เช่นนี้ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
เล่าปี่ กล่าวว่า
"ข้าฯเห็นด้วยในหลักการแต่ทว่า
ข้าฯมีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ
ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการกับทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย"
ขงเบ้ง บอกให้ลูกน้อง
ไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่ง
พร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ
เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ
"ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร?"
ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัย
พร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า
"ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด?"
เล่าปี่ตอบว่า
"ข้าฯเคยคิดว่า ข้าฯมีเทคนิคที่ดีอยู่แล้ว
คือใช้วิธีมอบหมาย
ข้าฯมีผู้ช่วยอยู่รอบด้าน
ตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ
ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ
แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีรุงตุงนัง
ไม่สามารถปรับให้ประสิทธิภาพ
และประสิทธิผลดีขึ้นได้
เดิมข้าฯคิดว่าคือแมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว
แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงาน
กลับกลายเป็นว่า
ปัจจุบันบริษัทมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง!!
ขงเบ้ง ฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า
"เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็น
สูง กลาง และต่ำ สามขั้น
ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก
ขั้นกลาง เน้นการใช้แผนดำเนินงาน
และตารางโปรแกรมประจำวัน
ซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน
ส่วนขั้นสูง เน้นการจัดการโดยแบ่งแยก
ประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรี
ความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วน
ในการจัดการงานดังกล่าว
ทั้งสามขั้นอันดับ
ต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วย
ตามความต้อง
การของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น
เล่าปี่สารภาพว่า
"หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว
ข้าฯยอมรับว่าวิธีของข้าฯอยู่ที่ขั้นต่ำ
เพราะใช้แค่ส่งสลิปบันทึก
ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุ
ที่ผู้ช่วยได้เตรียมเสร็จไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า
"คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี้แหละ!
ความจุของถังนี้เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนๆ หนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน
ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
และ
น้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน"
ขงเบ้งอธิบายพรางวาดผังประกอบคำอธิบาย
ดังในตารางประกอบ
ผมขอเเทรกเพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจ....
เเล้วเล่าต่อ
งานไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ (ก้อนหิน)
- โครงการใหม่หรือการริเริ่มใหม่ (นวตกรรม)
- กฎระเบียบ
- การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต
- การสร้างความสัมพันธ์กับหุ้นส่วน
- มาตรการในการป้องปราม
งานสำคัญและเร่งด่วน (ก้อนกรวด)
- วิกฤตการณ์
- ปัญหาที่ประชิดตัว
- งานที่มีกำหนดเวลาแน่นอน
งานเร่งด่วน แต่ ไม่สำคัญ (เม็ดทราย)
- รับรองแขกที่ได้ไม่รับเชิญ
- จัดการกับจดหมาย เอกสาร โทรศัพท์ทั่วไป
- ประชุมทั่วไป
- กิจกรรมทั่วไป ที่ไม่สำคัญ
งานไม่เร่งด่วน และ ไม่สำคัญ
- งานจุกจิกทั่วไปที่ทำไม่ทำก็ได้
- งานเลี้ยงสังสรรค์ทั่วไปที่ไม่จำเป็น
- กิจกรรรมที่น่าสนใจทั่วไป
"ปกติท่านเน้นงานประเภทใด?" ขงเบ้งถาม
"ก็ต้องเป็นประเภท "ก." เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล
"แล้วงานประเภท ข. ล่ะ?" ขงเบ้งถามต่อไป
เล่าปี่ตอบว่า "ข้าฯตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข.
แต่ก็ไม่มีเวลาพอที่สนใจมัน"
"เป็นอย่างนี้ใช่ไหม" ขงเบ้งถาม
พรางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็ม
แล้วพยายามใส่ก้อนหินเข้าไปซึ่งใส่ไม่ได้
เล่าปี่ตอบว่า "ใช่!"
"และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ?" ขงเบ้งถามต่อ
พลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้
แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า
"ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่อะไรลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม?"
ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า "ใช่"
"จริงหรือ?" ขงเบ้งถาม
แล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถัง
แล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด
"บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่?"
ขงเบ้งพูดพรางเทเม็ดทรายลงไปอีกจนหมด
"แล้วทีนี้ละ? ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม?" ขงเบ้งถามต่อไป
แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ
ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด
"ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้แล้วหรือยัง?"
เล่าปี่ตอบว่า "เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่
เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภท และเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม?"
ขงเบ้งตอบว่า "ใช่แล้ว
การทดลองชี้ให้เห็นว่า
หากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มไปด้วยก้อนกรวด
ทราย และน้ำ ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้
แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อนในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆเข้าไปได้อีก
ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า
อะไรคือก้อนหิน
อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทราย และน้ำ ฯลฯ
และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก"
เล่าปี่ยังถามว่า
"แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆ ออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไรล่ะ?"
ขงเบ้งตอบว่า "บุคคลจำพวกที่ว่าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวด
ย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า
พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์
ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน
พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำ
มักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบ
แม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง"
เล่าปี่ถามว่า
"เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไป
จะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน?"
"ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน?
ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง!" ขงเบ้งตอบ
"คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย
คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด"
ขงเบ้งสอนต่อไปว่า
"คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ
เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลา และสิ่งแวดล้อม
สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา
สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ
กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม
บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์ มีอุดมการณ์
เคารพระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย
และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้
เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี "วัตถุในถัง" ของขงเบ้งเป็นอย่างมาก
พร้อมกับสารภาพว่า
"มาวันนี้ข้าฯถึงเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่า
การต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆ ดอนๆ
เพราะแม้ว่าข้าฯมีขุนพลเก่งๆ
เช่น กวนอูและเตียวหุย
แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไร
ตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขา
จมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย
ทำงานลักษณะ
"เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม" (เจี่ยนเลอจือหมา ติวเลอซีกวา)
ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป
ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วัน
ในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ ความฝัน !"
จากเอกสารที่ผมค้น เขาอ้างว่า
ผู้เขียนคือ.... ดอกเตอร์ทางด้านประวัติศาสตร์และภาษาเอเชียตะวันออก
จากมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด
และเคยรับราชการที่กระทรวงการต่างประเทศ
ตำแหน่งสุดท้ายคือรองปลัดระทรวง
ปัจจุบันดำรงตำแหน่งรองกรรมการผู้จัดการใหญ่บริหาร เครือเจริญโภคภัณฑ์
หากจะมามัวสงสัยว่าขงเบ้งสอนเล่าปีเช่นนั้นจริงหรือไม่
ก็ลองไปศีกษาสามก๊กดูก็ได้ ไม่ว่ากัน
เเต่สำหรับผมเห็นว่า
บทความนี้มีประโยชน์
ของนำไปใช้เลยดีกว่าครับ
น่าสนใจ
ตอบลบ